Técnicas de gestión del tiempo

La gente a veces piensa que la gestión del tiempo es lo mismo que ser productivo u ocupado.

Creemos que para tener éxito, tenemos que estar constantemente en movimiento, esforzándonos en trabajar con el cuidado de los niños, hacer ejercicio, cocinar, socializar y tener pasatiempos. Todo el mundo tiene demasiado en su plato.

Sin embargo, aunque la gestión del tiempo puede aumentar su productividad, no se trata de hacer más constantemente.

Se trata de entender las cosas que tienes que hacer, las cosas que quieres hacer y la cantidad de tiempo que lleva todo. Se trata de administrar su atención y enfoque para que pueda hacer el mejor uso de su tiempo.

Es vital recordar que el tiempo es finito. Solo tiene un cierto número de horas en el día para lograr lo que necesita hacer.

Piense en ello como empacar un automóvil. Una vez que el carro está lleno, no puedes poner nada más en él. Esto es lo mismo con su horario diario. Sólo puede encajar en las cosas que son absolutamente necesarias para tener.

Es valioso ver el concepto del tiempo de una manera diferente para que pueda dejar de perder el tiempo en cosas que no lo ayudan a alcanzar sus objetivos finales.

27 de las mejores técnicas de gestión del tiempo de la historia

Habilidades de manejo del tiempo

1. Calcula tu tiempo

Conviértase en un buen estimador de tiempo preguntando exactamente cuánto tiempo llevará cada tarea. Haga esto para cada proyecto, solicitud o interrupción que surja.

Use esta información para decidir qué puede encajar en la cantidad de tiempo que tiene. Si surge algo que no encaja y no es importante, no puedes hacerlo.

2. Crea un mapa de tiempo

Un mapa de tiempo sirve como esquema para su semana. Toma las 160 horas de la semana y las 24 horas de cada día y haz un mapa, incluyendo la hora de levantarte y la hora de acostarte.

Las horas intermedias son el espacio que tienes disponible para llenar.

3. Establece objetivos SMART

Plantéate objetivos que te permitan medir tu progreso. Los objetivos SMART son específicos, medibles, alcanzables, realistas y sensibles al tiempo.

Tener objetivos INTELIGENTES en lugar de vagas esperanzas para el futuro le dará una mayor oportunidad de alcanzarlos y le ayudará a saber exactamente cuánto tiempo le llevará llegar allí.

4. Aprende a decir no

No dude en rechazar una solicitud para hacer algo que se interponga en el camino de sus objetivos finales.

Complacer a la gente puede ser debilitante. Sin embargo, usar la palabra “no” es muy liberador.

Cuando puede reconocer: “Esta tarea no requiere mi atención inmediata” o “Esta tarea es contraproducente y no la estoy haciendo”, está estableciendo límites para usted y para los demás.

Esta misma regla se aplica a cualquier proyecto que haya decidido que no va a ninguna parte. No pierdas más tiempo del que ya tienes.

5. Planifique con anticipación

Uno de los mayores errores con la gestión del tiempo es comenzar el día sin una idea clara de lo que se debe lograr.

El tiempo que puede dedicar a planificar con anticipación es pequeño en comparación con el tiempo que perderá yendo de una tarea a la siguiente sin realmente completar nada.

Al final de cada día, haga una lista de las cosas que debe hacer al día siguiente. Por la mañana, prioriza tu lista de tareas pendientes y comienza.

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6. Incorpora descansos cortos

Para mantener su impulso, debe tomar un respiro de vez en cuando.

Si está trabajando duro en algo, dedique 25 minutos a hacer un trabajo completamente ininterrumpido y luego tómese cinco minutos para tomar un vaso de agua o ir al baño.

Usa un cronómetro para no distraerte mirando el reloj.

7. No pierdas el tiempo esperando

Ya sea que esté esperando un autobús o una cita con el dentista, es imposible evitar estos posibles tiempos de inactividad durante el día.

Sin embargo, no tienes que simplemente girar los pulgares. La tecnología te permite trabajar estés donde estés. Aproveche este tiempo para leer un informe, consultar una hoja de cálculo o planificar su próxima estrategia publicitaria.

8. Evite tratar de realizar múltiples tareas

Muchos creen que la multitarea es un método eficiente para hacer las cosas. La verdad es que harás un mejor trabajo cuando te concentres en una cosa a la vez.

A menudo, cuando intentas realizar varias tareas a la vez, terminas logrando mucho de nada. La multitarea impedirá su productividad y, por lo tanto, debe evitarse si desea mejorar su gestión del tiempo.

9. Identifica tu momento ideal

Todo el mundo tiene su momento del día en el que trabaja mejor. Programa tus tareas difíciles para estos tiempos.

Además, tenga una lista de tareas más pequeñas importantes (pero no urgentes) que se pueden completar en esos diez o quince minutos impares entre reuniones.

Esto podría ser cosas como programar una cita con el médico o responder a un correo electrónico.

10. Toma decisiones rápidas sobre cosas que no importan

Tomas toneladas de decisiones todos los días, y la mayoría de ellas no importarán a largo plazo. Es importante identificar aquellas decisiones que importarán.

Las decisiones pequeñas, como lo que vistes o comes, solo te afectan durante un día, mientras que las decisiones medianas, como solicitar un nuevo trabajo, pueden afectarte durante un año.

Pero a la larga, muy pocas decisiones tendrán un gran impacto en tu vida. Vale la pena dedicar tiempo a estas decisiones, reflexionar e investigar.

11. Elimina las distracciones

Apaga tu teléfono, cierra la puerta, desconecta tu computadora.

Haga cualquier cosa que necesite hacer para limitar o eliminar las distracciones mientras intenta lograr algo.

12. Duerma lo suficiente

Algunas personas piensan que pueden arreglárselas con unas pocas horas de sueño para incluir más trabajo en el día y ser más productivas.

Sin embargo, la mayoría de las personas necesitan alrededor de ocho horas de sueño para funcionar a un nivel óptimo. Escuche a su cuerpo y asegúrese de dormir lo suficiente para ser productivo durante sus horas de vigilia.

13. No te abrumes con tu lista de tareas pendientes

Una de las mejores formas de abrumarte es reflexionar sobre todo lo que tienes que hacer.

Date cuenta de que ninguna cantidad de pensamiento lo hará más corto. Todo lo que puede hacer es concentrarse en la única tarea que tiene delante y realizarla paso a paso.

14. Usa tus fines de semana

Es importante cuidarse a sí mismo y socializar los fines de semana, pero si puede tomar de dos a cuatro horas durante el fin de semana para aligerar su carga de trabajo durante la semana, hará que su semana sea menos caótica.

15. Tareas relacionadas por lotes juntas

Agrupe sus tareas similares y hágalas consecutivamente.

Diferentes tareas requieren diferentes métodos de pensamiento, por lo que será más fácil para su mente continuar fluyendo con su patrón de pensamiento actual en lugar de cambiar de una cosa a otra.

16. Deja de procrastinar

Todo el mundo pospone las cosas en algún momento, pero para algunas personas, es un problema crónico que es un obstáculo para el éxito.

Mire las razones detrás de su procrastinación: ¿Está esperando el momento adecuado? ¿Subestimar la dificultad de la tarea? ¿Has desarrollado un mal hábito?

Para romper un hábito, debe actuar constantemente de nuevas maneras, así que muerda la bala y póngase a trabajar.

17. Mantén hábitos saludables

La alimentación saludable, la reducción del estrés y el ejercicio le permitirán tener la energía, el enfoque y la resistencia que necesitará para aprovechar al máximo su tiempo.

Técnicas de gestión del tiempo en el trabajo

18. Cree un entorno viable

Elimine el desorden de su escritorio y mantenga lo que necesita al alcance de la mano.

Asegúrate de tener una silla cómoda y que tu escritorio esté a la altura correcta.

Si los ruidos exteriores tienden a distraerte, consigue una máquina de ruido blanco o algo que pueda ahogar los ruidos.

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19. Asigne límites de tiempo a sus tareas

Su proyecto tomará el tiempo que usted permita que tome. Si dices: “Terminaré esto en tres horas”, entonces probablemente lo harás.

Alternativamente, si dice: “Me quedaré aquí y trabajaré en este proyecto hasta que esté terminado”, entonces podría llevar mucho más tiempo.

Darte una limitación de tiempo te obligará a concentrarte y trabajar de manera más eficiente.

20. No te obsesiones con detalles menores

Las personas tienden a dejar que los proyectos tarden mucho más de lo necesario al obsesionarse con los detalles menores.

Es mejor dejar atrás la necesidad de revisar todo lo que ha hecho. Completa la mayor parte de tu proyecto y luego revisa las cosas más tarde.

21. Manténgase organizado

¿Pierdes mucho tiempo buscando archivos antiguos o correos electrónicos importantes que recibiste la semana pasada en tu computadora?

Organice un sistema de administración de archivos para que no tenga que perder el tiempo revisando su desorden. Organícese hasta el punto en que pueda encontrar rápidamente exactamente lo que necesita.

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22. Recuerda las 4 D: Eliminar, Retrasar, Disminuir y Delegar

Úselos para organizar tareas o toda su lista de tareas pendientes.

  • Eliminar: elimine cualquier proyecto que no valga la pena.
  • Retraso: Posponer cualquier cosa que no sea sensible al tiempo.
  • Disminuir: Eliminar partes innecesarias de un proyecto o reunión.
  • Delegue: delegue cualquier cosa en su lista de tareas pendientes que alguien más tenga el tiempo o la capacidad de asumir.

23. Haz tres cosas importantes todos los días

La clave aquí es elegir solo tres tareas para comprometerse a completar todos los días, pase lo que pase.

De esta manera, al final del día podrás decir que lograste cosas importantes en lugar de decir que hiciste muchas tareas sin sentido.

Debido a que estas tareas son su prioridad, hágalas primero, antes de que su día comience a volverse caótico.

De hecho, mantén tus tres tareas principales contigo hasta que estén completas para que tengas un incentivo para terminarlas.

Completar sus tareas “importantes y urgentes” todos los días le dará una sensación de logro y lo motivará a enfrentar los elementos menos esenciales en su lista de tareas pendientes.

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24. Sigue la regla 80/20

La Regla 80/20 afirma que el 80% de tus resultados provienen del 20% de tus acciones.

Ser consciente de esta regla lo ayudará a priorizar su tiempo al considerar sus objetivos más importantes.

Puede optar por centrarse más en el 20 % de sus actividades que más contribuyen a sus objetivos.

25. Revisa tu correo electrónico dos veces al día

No permita que las notificaciones lo interrumpan mientras trabaja. Revisa tu correo electrónico cuando llegues al trabajo, después del almuerzo y posiblemente al final del día.

Respóndelas en consecuencia y luego concéntrate en tu trabajo. La mayoría de los correos electrónicos que aparecen en su bandeja de entrada son innecesarios o basura y no vale la pena interrumpirlos.

Además, muchos correos electrónicos dan como resultado una conversación por correo electrónico con alguien que podría completarse mucho más rápido por teléfono.

26. Averigua dónde estás perdiendo el tiempo

Muchas personas son víctimas de los chupadores de tiempo que roban horas críticas que podrían usarse de manera mucho más productiva. Esto podría ser la navegación por Internet, las redes sociales, los mensajes de texto, las llamadas telefónicas personales…

Realice un seguimiento de sus actividades diarias durante unos días para que pueda ver una imagen precisa de cuánto tiempo está perdiendo en este tipo de actividades. Elimina todo lo que encuentres como el principal culpable.

27. Trate de disfrutar de su trabajo

Las personas quedan tan atrapadas en el trabajo que es fácil olvidarse de disfrutar de la carrera elegida.

Si está demasiado concentrado en hacer las cosas, considere qué puede hacer para pasar más tiempo disfrutando de su trabajo.

Organice sus compromisos de una manera que lo haga feliz de vivir los detalles de su trabajo.

Pensamientos finales

Una vez que tenga un mejor control sobre la gestión de su tiempo, podrá ser más productivo sin tener que hacer más.

Comience con una o dos de estas técnicas e incorpore más a medida que se acostumbre al flujo de las cosas.

Lo más probable es que utilice rápidamente la mayoría de estas técnicas una vez que vea cuánto puede lograr.

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